Ein Schaubild sind Skizzen und Illustrationen, aber auch Fluss-, Kreis-, Kurven- oder Balkendiagramme. Hinzu kommen nicht selten kurze Texte und Zahlen. Schaubilder werden in der Schul- und Erwachsenenbildung sowie in der Unternehmenskommunikation verwendet. Sie eignen sich crossmedial, also sowohl für eine Publikation wie z. B. Geschäftsbericht und Image- oder Produktbroschüre ebenso wie für Präsentationen, TV-Beiträge, Websites oder Erklärvideos. Wenn Schaubilder fürs Marketing, bspw. im Onlinemarketing oder für Printprodukte, genutzt werden, arbeiten häufig Illustratoren und Grafiker die finale Version aus.
Ein Schaubild veranschaulicht deutlich und übersichtlich Abläufe und Prozesse. Dafür abstrahiert und fasst es umfangreiche Sachinformationen, wissenschaftliche Texte und Statistiken, wie z. B. Umfrageergebnisse und Umsatzentwicklungen, kurz und grafisch in Bildern zusammen. Kernelemente werden gewichtet, geordnet und arrangiert. Dadurch werden bspw. komplexe und umfangreiche Verteilungs- und Zuordnungen sowie Sachverhalte, Entwicklungen und Wechselbeziehungen präzisiert gestaltet, um sie schnell verständlich zu erklären und so den weiteren Verlauf eines Vortrags nicht unnötig lange zu unterbrechen. Wenn Zusammenhänge und auch große Datenmengen erwähnt werden, kommen Schaubilder häufig zum Einsatz. Diese zeigen genau an, was wann wo passiert. Die Bilder werden durch relevante Informationen in schriftlicher Form begleitet.
Schaubilder folgen jedoch keiner vorgegebenen Lesbarkeit, wie etwa von links nach rechts, sondern müssen vielmehr gesamtheitlich klar und nachvollziehbar sein. Ablenkungen oder zu viel Informationen sollten deshalb unbedingt vermieden werden.
Schaubilder können auch jeweils auf eine bestimmte Zielaussage zugeschnittene Infografiken sein. In Onlinemedien werden sie bevorzugt als SVG abgespeichert und eingebunden.