E-Recruiting: So digitalisierst du dein Bewerbungsmanagement und führst ein erfolgreiches E-Assessment durch

Dieser Artikel ist ein Leitfaden, wie du Schritt für Schritt deinen Recruiting-Prozess automatisieren und ein komplett digitales E-Assessment erfolgreich durchführen kannst. Wir beginnen mit der Stellenausschreibung und begleiten dich durch Vorstellungsgespräch und Assessment-Center bis zum finalen Abschlussgetränk an der digitalen Bar. Du wirst sehen, ein E-Assessment besitzt entscheidende Vorteile.

Zeit, Kosten, Automation: Diese drei wirtschaftlichen Faktoren stehen, wie immer, wenn es um digitale Themen geht, besonders im Fokus. Das Recruitment digital durchzuführen hat große Vorteile – schon heute und mehr noch in der nahen Zukunft.

Durch die Corona-Pandemie hat unsere Gesellschaft einen entscheidenden Sprung in die Digitalisierung gemacht. Und dabei erstaunt festgestellt, dass z. B. Homeoffice und Remote Work besser funktionieren als gedacht. Zugleich haben Nachfrage und Notwendigkeit viele Prozesse angestoßen und beschleunigt. Anstatt lange theoretische Diskussionen zu führen, wurden konkrete und praxisnahe Lösungen gefunden. Na bitte, geht doch!

Paradoxerweise wollen nun diejenigen Mitarbeiter, die jahrelang für ihr Recht auf Homeoffice gekämpft haben, lieber wieder ins Büro kommen. Und andere, die sich nicht vorstellen konnten, zu Hause produktiv zu sein, erkannten die Freiheit des Homeoffice, die mit ein wenig Disziplin und Struktur durchaus wertzuschätzen ist. Wir alle haben in der Zeit der Pandemie viel über die digitalen Möglichkeiten, uns selbst und unsere Wünsche gelernt. Durch die gemeinsame Erfahrung unserer Gesellschaft in der Pandemie haben wir viele Barrieren abgebaut und Ängste in der Digitalisierung überwunden. Und zwar generationenübergreifend.

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Beim E-Recruiting kannst du viele Bewerber weltweit und unabhängig vom Wohnort oder anderen äußeren Gegebenheiten schnell digital kennenlernen. Zudem hast du die Möglichkeit, geeigneten Kandidaten die Option anzubieten, ihre Qualifikation beim E-Assessment zu beweisen. Neue Mitarbeiter lassen sich ohne großen Aufwand ins Team integrieren und koordinieren.

Insbesondere der Faktor Zeit spielt beim E-Recruiting eine erhebliche Rolle. Zeit ist knapp und kostbar. Es lohnt sich, bewährte Prozesse durch digitale Tools und Automation zu optimieren. Dadurch lassen sie sich wesentlich schneller bearbeiten, umsetzen und erfolgreich auswerten.

Warum lohnen sich E-Recruiting und E-Assessment?

Als Digitalagentur nutzen wir die Möglichkeiten des E-Recruitings schon seit vielen Jahren. Wir haben durchweg positive Erfahrungen gesammelt und die digitalen Prozesse fortlaufend optimiert. Durch die tägliche Nutzung digitaler Kommunikationskanäle und einer cloudbasierten Infrastruktur im Agenturalltag können wir geeigneten Bewerbern zeitnah ein entsprechendes E-Assessment in unterschiedlichen Abteilungen anbieten und dieses innerhalb von wenigen Stunden vorbereiten und umsetzen.

Unsere Agenturerfahrungen sind vielleicht nicht eins zu eins auf alle Wirtschaftszweige übertragbar, doch Fakt ist: Die Digitalisierung schreitet in allen Unternehmensbereichen voran und macht auch vor der Abteilung Human Resources (HR) nicht Halt. Ein Umdenken beim Personalmanagement und beim Recruiting neuer Mitarbeiter ist für kleine, mittelständische und auch für große Unternehmen unerlässlich. Insbesondere im Hinblick auf den Fachkräftemangel in einigen Branchen und den Wettbewerb der Unternehmen untereinander, gute Mitarbeiter nicht nur zu fördern, sondern sie auch langfristig an sich zu binden.

KMU-Betriebe in strukturschwachen Gebieten sollten diesen Denkanstoß nutzen, um qualifizierte Bewerber zukünftig digital anzusprechen und näher kennenzulernen. Das gilt auch für Unternehmen mit einem bereits existierenden digitalen Workflow. Es gibt erfahrungsgemäß immer Potenzial, diesen zu optimieren und auszubauen.

Bei der digitalen Suche nach geeigneten, zu deinem Unternehmen passenden Mitarbeitern, sparst du Zeit und Kosten. Durch die Automation von Prozessen nutzt du alle Vorteile des E-Recruitings optimal. Das beginnt schon beim Bearbeitungsprozess eingehender Bewerbungen. Dieser darf nicht zu lange dauern, sonst haben die guten Bewerber schon woanders angeheuert. Die zügige Sichtung und Bearbeitung von Bewerbungen sichert deinem Unternehmen den entscheidenden Vorsprung.

Das Gleiche gilt für die Remote-Betreuung beim E-Assessment. Es ist sehr viel teurer, einen internationalen Bewerber persönlich anreisen zu lassen, um ihn auf „Herz und Nieren“ zu prüfen, als ihm eine Plattform in einer kontrollierten, digitalen Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen. Sollten nach dem erfolgreichen Abschluss des E-Assessments noch Zweifel bestehen, kann man immer noch ein persönliches Treffen arrangieren.

Das Drei-Säulen-Modell des E-Recruitings:
Automation, Planung und Betreuung

Zugegeben, die Themen E-Recruiting und E-Assessment sind komplexer, als es auf den ersten Blick scheinen mag. Bei der theoretischen Planung und Strukturfindung sowie der konkreten und praktischen Umsetzung solltest du stets deine individuellen Unternehmensstrukturen berücksichtigen. Nachfolgenden Leitfaden haben wir zur besseren Orientierung in drei Themenblöcke aufgegliedert:

Automation
E-Recruitment

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Der erste Part beschäftigt sich mit der Automatisierung und dem digitalen Bewerbungsmanagement: Dazu gehören die individuelle Stellenausschreibung, der geeignete Team-Workflow mit einem Recruiting-System, das zeitnahe Herausfiltern geeigneter Kandidaten und das Durchführen eines virtuellen Vorstellungsgesprächs per Video-Call.

Planung
E-Assessment

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Der zweite Part zeigt auf, was bei der Vorbereitung eines E-Assessments alles bedacht werden sollte: Welche technischen Voraussetzungen und Arbeitsmittel müssen bereitgestellt werden? Dazu gehört auch die konkrete Planung der digitalen Entwicklungsumgebung mit HR und IT. Wie soll dein virtueller Workspace aussehen?

Betreuung
E-Assessment

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Der dritte Part gibt detaillierte Hinweise zum Ablauf der Testphase im E-Assessment-Center: Wie baust du eine Beziehung zum Kandidaten auf und bindest ihn in dein Team ein? Welche Kanäle können zur Überprüfung und Auswertung der Ergebnisse genutzt werden und wie hält man im Homeoffice virtuell den Kontakt zum Kandidaten aufrecht?

Im Hinblick auf die Automation von Prozessen sollten wir eines niemals vergessen:

Wir haben es immer mit fühlenden Menschen zu tun. Und jeder Einzelne von ihnen verdient Respekt und Aufmerksamkeit. Selbst wenn er oder sie am Ende doch nicht so ganz ins Unternehmen passen sollte.

Den geeigneten Bewerber digital suchen – und finden

Oft sind es viele gute Bewerber, die sich auf eine einzige Stelle bewerben. Etliche haben ein gutes Skill-Set und sind hochqualifiziert. Wie findet man nun den geeigneten Kandidaten, wie kann man den gesamten Bewerbungsprozess optimieren und so den zukünftigen Kollegen herausfiltern?

Eine ansprechende Stellenausschreibung ist unique formuliert

Heute sind sowohl Bewerber als auch Arbeitgeber im Internet unterwegs, z. B. in Business-Netzwerken wie LinkedIn und XING oder bei den Online-Services der Jobbörse der Arbeitsagentur. Wenn wir freie Stellen haben, schalten wir dort eine Anzeige oder platzieren eine Stellenbeschreibung auf Jobportalen und Jobbörsen wie www.join.com, www.stepstone.de, www.monster.de, www.dasauge.de, www.indeed.com usw.

So kann man ein erstklassiges Zielgruppen-Targeting mit wenig Streuverlust erreichen. Bei der Stellenausschreibung, die immer auch eine konkrete Stellenbeschreibung sein sollte, vermeiden wir abgenutzte Standards und scripten jede Annonce, um das Interesse der besten Bewerber zu wecken.

Denk dran: Deine Stellenausschreibung ist wie eine Visitenkarte deines Unternehmens und eine Form des Marketings! Verfass sie konkret, individuell und ansprechend! Du solltest alle für die Stelle gewünschten Skills konkret aufführen, am besten in einer Liste. Falls du ein Beispiel für eine Stellenbeschreibung in der Kreativbranche sehen willst, schau dir hier am besten eine von unseren an.

Es kommt in puncto Wording auf deine Unternehmensphilosophie an, und damit, wie kreativ du eine vakante Stelle bewerben willst und kannst. (Auch Buchhalter haben übrigens Humor, du musst ihn nur treffen.) Ein gezielt für die Stellenausschreibung produziertes Recruitment-Video erhöht in jedem Fall deine Chancen, von deinem zukünftigen Mitarbeiter wahrgenommen zu werden.

Dein individuelles Recruitment-Video

Gerne helfen wir dir dabei, ein passendes Konzept zu entwickeln und dein individuelles Recruiting-Video umzusetzen und zu produzieren.

Der automatisierte Bewerbungsprozess

Sicherlich bekommst du täglich viele Bewerbungen per E-Mail, manche sind stellenbezogen, andere initiativ. Damit du nicht die Übersicht verlierst oder eine Bewerbung in der Fülle untergeht, empfehlen wir dir, einen automatisierten Workflow einzurichten. Das beginnt mit dem Hinweis auf deiner Website, dass Bewerbungen nur über ein Onlineformular angenommen werden können, nicht per E-Mail oder per Post.

Falls dennoch Mails mit Bewerbungen eingehen, solltest du eine freundliche Standardantwort zurückschicken. Das Grundgerüst kann man übrigens in einer Signatur wunderbar anlegen und in der E-Mail personalisieren. Im Hinblick auf die Automation empfehlen wir die Einrichtung eines Autoresponders, der freundlich aber bestimmt mitteilt, dass Bewerbungen nur über das Onlineportal akzeptiert werden können. In der E-Mail solltest du einen Direktlink zum Bewerberportal einbetten, mit dem der Interessent sofort an die richtige Stelle gelangt.

Hat der Bewerber seine Unterlagen über das Online-Bewerbungsformular abgeschickt, sollte er eine automatische Antwortmail bekommen, dass seine Bewerbung angekommen ist und bearbeitet wird. Dieses Feedback ist wichtig. Ein ergänzender Hinweis auf die zu erwartende Bearbeitungszeit erspart dir zudem Nachfragen per E-Mail und Anrufe der Bewerber, ob ihre Unterlagen auch wirklich angekommen sind. Nachvollziehbar, aber im täglichen Workflow zeitraubend. Das kannst du dir ersparen und deine Zeit dem eigentlichen Prozess widmen.

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Das Arbeiten mit einem digitalen Recruitment-System

Ein ressourcenschonendes Mittel, um qualifizierte Bewerber frühestmöglich zu erkennen, ist ein eigens implementiertes Recruitment-System auf deiner Website. Es wird gesteuert und befüllt über das Online- Bewerbungsformular auf deiner Website.

Hier werden die notwendigen Informationen in definierten Feldern abgefragt, so dass von Anfang an viele der üblichen Fragen beantwortet werden. Zudem kann der Bewerber seine Unterlagen hochladen, u. a. seine Vita und Zeugnisse, sein persönliches Anschreiben, sein Portfolio oder die Links seiner Onlinepräsenzen.

Ein Recruitment-Formular kann individuell erstellt und entsprechend deinen Needs aufgebaut werden, z. B. so, wie wir es hier auf unserer Website nutzen.

Ein Recruitment-System macht es für dich wesentlich einfacher, alle eingehenden Bewerbungen miteinander zu vergleichen, da die definierte Informationsabfrage im Vorfeld immer nach dem gleichen Aufbau erfolgt. Das läuft alles im CRM zusammen. Auch das DSGVO-Handling wird durch die gezielte Abfrage der Zustimmung zu den Datenschutzbedingungen korrekt umgesetzt.

Dein individuelles Recruitment-System

Wenn du auf deiner Website ein eigenes und individuelles Recruitment-System implementieren willst oder Beratung bei der strukturierten Planung eines für dein Unternehmen geeigneten Workflows benötigst, frag einfach uns! Wir haben schon zahlreiche und sehr unterschiedliche Systeme entwickelt und helfen dir gern weiter.

Die zentrale Verwaltung aller Bewerbungen mit einem digitalen Tool

In deinem Recruitment-System können mehrere Entscheider gleichzeitig die eingehenden und mit einem Zeitstempel versehenen E-Bewerbungen einsehen und kommentieren. Im E-Portfolio jedes Bewerbers können zudem Notizen gemacht oder ergänzende Informationen hochgeladen werden.

Alle Daten kommen an einem Punkt zentral an, werden im Bewerberprofil gespeichert und können hier auch zentral wieder gelöscht werden. Sollte ein Kandidat von seiner Bewerbung zurücktreten und darum bitten, alle seine Daten zu löschen, kannst du dieser Bitte schnell nachkommen – und zwar ohne langes Suchen in diversen E-Mail-Postfächern von Mitarbeitern.

Ein automatisierter Bewerbungsprozess ist übersichtlich, einfach und lückenlos nachvollziehbar. Warum das so ist, listen wir hier noch einmal auf:

  • E-Recruiting mit einem Recruitment-System bündelt und komprimiert alle Informationen und Details im Bewerbungsmanagement.
  • Geht eine neue Bewerbung ein, erhalten alle Berechtigten automatisch eine Nachricht.
  • Man sieht stets alle Bewerber für eine Position auf einen Blick. Das Verwalten der Daten wird dadurch erleichtert.
  • Die Auswahl eines Bewerbers für ein Vorstellungsgespräch aufgrund sachlicher Fakten wird vereinfacht.
  • Alle Prozesse verlaufen transparent und werden archiviert.
  • Die zentrale Verwaltung aller Daten ist DSGVO-konform.

Die prozessorientierte Auswahl geeigneter Kandidaten

Mithilfe eines individuellen Recruiting-Systems können sich die Beteiligten zentral abstimmen. Sie haben alles im Blick. Alle Prozesse sind transparent. Alle gemachten Kommentare sind zuordenbar. Unerlässlich ist es jedoch, einen Projektverantwortlichen festzulegen, der die weiteren Schritte delegiert oder final ausführt.

Die komplette Kommunikation läuft nicht über die zahlreichen E-Mail-Konten der Beteiligten oder über speziell angelegte E-Mail-Verteiler, sondern lediglich über ein einziges digitales Board, auf das nur Berechtigte Zugriff haben – ein wichtiger Punkt im Hinblick auf den Datenschutz! Beim Informationsfluss über das Board wird die sogenannte Push-/Pull-Strategie eingesetzt: Informationen, die ich erhalten will, kann ich problemlos abonnieren und Prozesse beobachten.

Auch das Terminmanagement für Vorstellungsgespräche, inklusive der Integration in einen bestehenden Kalender, läuft komplett über das digitale Board. So sind der aktuelle Status und die notwendigen To-dos immer sichtbar. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass der komplette Bewerbungsprozess lückenlos abgebildet wird und für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbar ist.

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Das Vorstellungsgespräch: Fakten und Small Talk

Die persönliche Einladung zum Vorstellungsgespräch

Mit einem persönlichen Anruf stimmst du den Termin für ein Vorstellungsgespräch mit deinem ausgewählten Kandidaten ab. Sicherlich kannst du das auch per E-Mail erledigen, aber eine kleine persönliche Note solltest du, wenn möglich, an dieser Stelle ruhig mit einfließen lassen. Bei einem Telefonat kommt man sich schließlich stimmlich näher und beide Seiten gewinnen dadurch einen ersten Eindruck voneinander.

Danach folgt eine persönliche E-Mail mit der konkreten Terminangabe und dem Einwahl-Link für eine Videokonferenz in einem geschlossenen virtuellen Konferenzraum. Wir senden den Bewerbern zudem auch genaue Informationen zum Ablauf des Vorstellungsgesprächs, z. B. was wir von ihnen erwarten, wie sie sich vorbereiten sollten und was sie von uns erwarten können. Das erhöht die Sicherheit der Kandidaten, weil der Ablauf schon mal eingegrenzt wird und sie sich zielgerichtet vorbereiten können.

Anhand eines Personalfragebogens, der konkret auf die ausgeschriebene Position zugeschnitten ist, erfolgt eine gezielte Abfrage von relevanten Daten, und die Kandidaten können ihre Fertigkeiten (Skill-Setting) anhand einer Skala selbst einschätzen. Der Fragebogen sollte vom Bewerber vor dem Gespräch ausgefüllt und der digitalen Akte des Bewerbers hinzugefügt werden. Alle Beteiligten können ihn rechtzeitig einsehen.

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Das persönliche Kennenlernen per Video-Call

Etwas Small Talk und ein humorvoller Umgang miteinander lockern jede Unterhaltung auf und nehmen dem Bewerber die Nervosität. Technische Schwierigkeiten und Schwankungen in der Bandbreite (jaja, das Internet …) sind jederzeit möglich und sollten mit einkalkuliert werden. Darum sitzen wir einem Bewerber auch immer in einem größeren Team gegenüber, so dass ein Eindruck vom Umgang miteinander entsteht.
Das Schöne an einem Video-Call ist, dass man sich immer ins Gesicht sieht und auch nonverbal kommunizieren kann, z. B. durch ein Zwinkern, Winken, eine Daumen-hoch-Geste oder einfach durch ein freundliches Gesicht. Ein Lächeln auf den Lippen und eine gut ausgeleuchtete Umgebung (wer sitzt schon gern einem Schattenriss im Gegenlicht gegenüber) sind dabei nicht nur höflich, sondern eine Selbstverständlichkeit.

Zur Einhaltung der Meeting-Etikette ist es wichtig, einen Moderator zu bestimmen, der die Wortbeiträge koordiniert und am besten gleich zu Beginn kurz auf den Ablauf des Vorstellungsgesprächs eingeht.

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Zeitplanung

Wie viel Zeit ist für einzelne Punkte eingeplant und wie lange sollte das Gespräch insgesamt dauern? Wir empfehlen eine halbe Stunde, aber für einige Bewerber kann man sich auch mal etwas mehr Zeit nehmen. In der Taktung der Terminplanung der einzelnen Gespräche sollte das berücksichtigt werden.

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Struktur

Als Einstieg empfehlen wir, den generellen Ablauf des Gesprächs mitzuteilen und eine zeitliche Struktur vorzugeben. Danach folgt eine kurze Vorstellungsrunde der Gesprächsteilnehmer und schließlich heißt es: „The floor is yours!“, und der Bewerber darf sich und seine Arbeiten präsentieren. Die Stummschaltung des eigenen Mikros während dieser Zeit sollte dabei selbstverständlich sein.

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Fragerunde

Danach können gezielte Fragen zum Portfolio, zum Lebenslauf und zu einzelnen Skills erfolgen, ebenso kann der Bewerber seinerseits Fragen stellen. Was ist ihm/ihr eigentlich wichtig: ein gutes Gehalt, eine gute Work-Life-Balance? Will er/sie sich aktiv mit einbringen? Welche Perks und Benefits sollte der Arbeitgeber bieten, damit ein Mitarbeiter sich langfristig wohlfühlt?

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Next Steps

Zum Schluss sollte unbedingt ein Hinweis auf das weitere Bewerbungsverfahren erfolgen, bspw. auf das E-Assessment-Center. Ist ein Kandidat überhaupt bereit, daran teilzunehmen? Kann er das zeitlich ermöglichen und zu welchem Zeitpunkt? Wichtig ist es, dem Kandidaten zum Ende des Vorstellungsgesprächs eine Information mitzugeben, wann mit weiterem Feedback zu rechnen ist.

Das persönliche Feedback

Sicherlich kommen für eine Stelle mehrere Bewerber infrage, die die Chance auf ein Vorstellungsgespräch bekommen sollten. Das kostet Zeit: Tage, Wochen, manchmal sogar Monate. Trotzdem sollten alle Kandidaten, die bereits im Vorstellungsgespräch waren, zeitnah ein Feedback bekommen, auch wenn der Bewerbungsprozess noch andauert. Eine direkte Absage sollte dem Bewerber fairerweise innerhalb von 2 Wochen zugehen.

Die Einladung und die Terminabstimmung für die Teilnahme im E-Assessment-Center sollten innerhalb von 2 bis 3 Tagen erfolgen, damit der Kandidat die seinerseits erforderlichen Schritte planen und organisieren kann. Auch seitens des Unternehmens ist eine gute Vorbereitung des E-Assessment-Centers notwendig.

Ein E-Assessment erfordert Struktur und gute Vorbereitung

Hurra, du hast endlich einen Kandidaten für das E-Assessment-Center ausgewählt und den Termin für die Probewoche vereinbart. – Was nun?

Normalerweise würde der Bewerber am Montagmorgen zu dir ins Haus kommen und du würdest ihm die Kollegen vorstellen, ihn durch die Räume des Unternehmens führen und ihm zeigen, wo es den guten Kaffee gibt bzw. wo er zur Tea-Time eine kleine Pause im Gemeinschaftsraum machen kann.

Diese erste Einführung in die Arbeitsumgebung nennt sich Onboarding. Und auch wenn der Workspace nur virtuell in der Cloud schwebt, muss der Kandidat diesen kennenlernen und sollte gleich zu Beginn gut in den Workflow und die korrekten Kommunikationskanäle (außerhalb des Küchen- und Flurfunks) integriert werden.

Doch wie nimmt man jemanden per Screensharing ermutigend an die Hand und zeigt ihm die schönsten Pixelparks im Unternehmen?

Das Schlüsselwort heißt ‚Kommunikation‘

Eine transparente und konkrete Kommunikation im Vorfeld ist wichtig. Wann, wo, wie und was erwartet den Bewerber während der Probewoche? Wie ist der Ablauf geplant, was soll er mitbringen, welche formellen Angaben werden bspw. für die Abrechnung von ihm benötigt?

Wir empfehlen, mit jedem Kandidaten im Vorfeld einen Vertrag für den Zeitraum im E-Assessment-Center abzuschließen. Dort sollten relevante Punkte wie

  • die konkrete Vergütung der Arbeitstage,
  • die Arbeits- und Pausenzeiten,
  • Hinweise zur Sozialversicherung,
  • Künstlersozialkasse und
  • Abrechnung der Aufwandsentschädigung

aufgeführt werden.

Ein wichtiger Punkt in kreativen und gestaltenden Bereichen (z. B. Development, Design, Fotografie, Textkreation) ist auch die vertragliche Regelung der Nutzungsrechte für die vom Bewerber beim E-Assessment erstellten Arbeiten, damit diese vom Unternehmen später auch genutzt werden dürfen.

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Die Arbeitsmittel für das E-Assessment

Wichtig im E-Assessment ist insbesondere die technische Vorbereitung des digitalen Arbeitsplatzes, auch wenn dieser in der Cloud liegt. Das betrifft die Bereitstellung eines Rechners oder der notwendigen Arbeitsmittel für das E-Assessment.

Die Benutzung eines privaten Computers ist möglich und hängt vom Standort des Kandidaten und von der Branche ab. Die digitale Einrichtung, d. h. alles, was die Kandidaten benötigen, muss auf deren privaten Rechnern aufgespielt werden. Das kann allerdings problematisch werden, denn dafür müssten nicht nur Administratorrechte eingeräumt werden, sondern es handelt sich ja oft auch um lizenzierte Firmenprogramme, die dort freigeschaltet werden müssten. In Zeiten von Clouddiensten und frei verteilbaren Firmenlizenzen wie denen von Adobe oder Microsoft ist das ein ziemlich gut lösbares Problem.

Allerdings besitzen manche Bewerber privat lediglich leistungsschwache Rechner. Zudem ist ein Arbeitgeber verpflichtet, die notwendigen Arbeitsmittel für einen Arbeitsplatz bereitzustellen. Daher wirkt dieser Weg, wenngleich er digital gut funktioniert, angesichts dieses Stadiums des Kennenlernens etwas unseriös.

Daher empfehlen wir, nach Möglichkeit einen Company-Rechner vorzubereiten, der dem Unternehmensstandard entspricht, und diesen leihweise zur Verfügung zu stellen. Auf diesem Computer können Software und alle Rechte, Lizenzen, Zugänge und Passwörter zum Workspace installiert und hinterlegt werden.

Technische Geräte vorbereiten und anliefern

Je nach Einsatzbereich ist die Einrichtung einer typischen Arbeitsumgebung mit Zugang zu allen für den Workflow erforderlichen digitalen Tools notwendig. Dazu gehören gültige Softwarelizenzen und entsprechende Zugriffsrechte. Passwörter sollten in einer geschützten Datei (sogar Notizzettel kann man inzwischen mit einem Kennwort schützen) hinterlegt werden. Wir empfehlen zusätzlich die Installation der Zoom-App inklusive Bildschirmfreigabe bzw. das Programm TeamViewer, um eine Fernsteuerung des Rechners zuzulassen. Technische Probleme können schließlich jederzeit möglich sein.

Wir überlassen jedem Kandidaten im E-Assessment einen leistungsstarken Rechner. Dieser wird aus versicherungstechnischen Gründen mit einem Übergabeprotokoll versehen und per Kurierdienst geliefert, so sind Lieferwege und Annahme nachweisbar. Das Übergabeprotokoll wird vom Empfänger unterschrieben und per Scan an die Kontaktperson im Unternehmen zurückgeschickt.

Auf dem Rechner sind sämtliche Programme und Tools sowie die Ansprechpartner bereits installiert. Die persönlichen Zugangsdaten lassen wir jedem Bewerber über unterschiedliche Kanäle zukommen. So kann Missbrauch durch Dritte vermieden werden und der Workspace des Unternehmens bleibt geschützt. Für Bewerber aus dem Developerbereich wird im Vorfeld eine hauseigene Entwicklungsumgebung aufgespielt, bei den Designern die aktuellen Versionen der üblichen Grafikprogramme. So verlieren die Bewerber keine Zeit mit Installationen und müssen beim virtuellen Onboarding nur in den Workflow eingewiesen werden.

Gute Betreuung im E-Assessment – virtuell, aber persönlich

Dein ausgewählter Bewerber ist zum E-Assessment in dein Unternehmen eingeladen worden? Beide Seiten betreten virtuell Neuland? Vermissen sie die direkte körperliche Anwesenheit? Alles wirkt noch fremd? Wie läuft alles Weitere ab und was sind die einzelnen Schritte?

Es sollte zu jedem Zeitpunkt klar sein, dass es sich bei jedem Bewerber um einen fühlenden Menschen aus Fleisch und Blut handelt, der aufgeregt ist und in die neue Situation eingeführt werden muss. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass das auch digital ganz gut funktionieren kann, wenn man ein paar Dinge beachtet.

Obwohl sich beide Seiten beim E-Assessment nur virtuell begegnen, ist dies doch immer eine persönliche Angelegenheit. Nach dem Onboarding am ersten Tag raten wir, tägliche Feedback-Zeiten mit allen Entscheidern, z. B. per Zoom-Call, festzulegen. So können sich beide Seiten konkret austauschen, Fragen stellen und Erfahrungen teilen. Das Feedback-Gespräch muss gar nicht lang sein – oft reichen 10 bis 15 Minuten am Abend –, doch diese Begegnung sollte fest im Kalender eingeplant werden und der kurze Austausch unbedingt täglich stattfinden. In der Halbzeit empfiehlt es sich, eine längere (oder größere) Feedbackrunde anzusetzen und zum Abschluss der Woche ein Zeitfenster von ca. 45 bis 60 Minuten für die Präsentation der Arbeiten und das finale Gespräch mit allen Entscheidern vorzusehen.

Das Onboarding

Die erste Einführung in eine neue Arbeitsumgebung nennt sich Onboarding. Beim E-Assessment kommt der Bewerber am Montagmorgen nicht zu dir ins Haus, wo du ihm seinen Arbeitsplatz und die Räume des Unternehmens zeigst oder wo sich die Kollegen auf einen Kaffee treffen. Doch auch einen virtuellen Workspace muss der Kandidat ja zuerst einmal kennenlernen und effizient in den Workflow und die Kommunikationskanäle integriert werden.

Beim virtuellen Onboarding richten wir den Arbeitsplatz per Screensharing gemeinsam ein. Falls ein Bewerber seinen privaten Rechner nutzt, müssen jetzt zuerst alle notwendigen Programm- und Softwareinstallationen durchgeführt werden. Das dauert etwas länger und erfordert vielleicht sogar einen Systemadministrator. Wenn der Kandidat einen vorinstallierten Unternehmensrechner nutzt, auf dem alles schon eingerichtet ist, kannst du direkt mit der Einführung in die digitalen Tools starten.

Beim Onboarding geht es nicht allein um eine fachgerechte Einweisung in alle Programme und den Workflow der Teams und des Unternehmens. Schon bei dieser ersten Schulung erfährst du bereits wertvolle Einzelheiten über die kommunikativen Fähigkeiten und Soft Skills deines Bewerbers.

Dieser erste Eindruck ist ein sehr wichtiger Indikator für die spätere Teamarbeit.

  • Wie reagiert jemand auf Neues?
  • Welche Fragen werden gestellt?
  • Ist jemand neugierig, eher zögerlich oder sogar ein Bedenkenträger?
  • Wie fügt sich jemand in dein Team ein?

Aller guten Dinge sind drei:
wichtige Tools im Workspace

Kommunikation

Illustration e-assessment screen mit videocall

Um die Weichen für eine gute Verständigung mit deinem Kandidaten im E-Assessment zu stellen, erklärst du ihm am besten zuerst die Kommunikationstools und Kanäle, die dafür genutzt werden sollen. Nur so kannst du eine schnelle, zielführende und kontinuierliche Verständigung in deinem Workspace gewährleisten. Das können Tools wie Slack, Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Meet, TeamViewer, Cisco WebEx, Jitsi usw. sein, je nachdem, wie du dein Unternehmen aufgestellt hast.

Du kannst das Onboarding eines neuen Teammitglieds z. B. am Montag so planen, dass es nach der Einführung in das Kommunikationstool direkt am ersten Teammeeting teilnehmen kann. Viele Unternehmen und insbesondere Agenturen planen den Montags-Check-in als Jour fixe, an dem alle Projektleiter und Mitarbeiter einer Abteilung verbindlich teilnehmen müssen. Dabei wird dann u. a. die Aufgabendelegation der kommenden Woche besprochen oder aktuelle Themen, die anliegen.

Auf diese Weise lernt dein Bewerber gleich ein paar seiner Teamkollegen kennen und gewinnt einen ersten Eindruck vom Umgang miteinander.

Projektmanagement

Illustration e-assessment screen mit projektmanagement web tool

Steht die Kommunikation, schulen wir den Umgang mit unserem Projektmanagement-Tool. Wir nutzen u. a. Trello, eine auf Kanban basierende Aufgabenverwaltung des Unternehmens Atlassian. Daneben gibt es auch viele andere cloudbasierte Onlinedienste wie z. B. Jira, Asana, BaseCamp, Notion usw.
Über separate Boards steuern wir externe Projekte und interne Organisationsabläufe und kommunizieren z. T. auch mit Kunden über gemeinsam gepflegte Boards. Ein Ticketsystem kann über eine API zudem mit unserer Agentursoftware QuoJob verknüpft werden. Den Workflow strukturieren wir nach der Wasserfall-Methode, grob vereinfacht heißt das, mit den Spalten ‚Info‘ → ‚To-do‘ → ‚Inspiration‘ → ‚Check‘ → ‚Done‘ und finden jeweils eine zielorientierte Systematik durch die kluge Nutzung von Labels und Checklisten innerhalb der einzelnen Karten.

Jeder Bewerber wird projektbezogen für bestimmte Boards freigeschaltet und kann dann auf diese Informationen zugreifen. Du solltest daran denken, eventuell vertrauliche Daten, insbesondere von Dritten, zu schützen und den Zugriff auf ein Board, das du gemeinsam mit einem Kunden bespielst, einschränken.

Auftragsdelegation

Illustration e-assessment screen zeiterfassung / Uhr / Zahnräder

Zur Auftragsabwicklung nutzen wir die Agentursoftware QuoJob, ebenfalls eine browserbasierte Anwendung. QuoJob ist das Herzstück unserer Agentur, ausgestattet mit einer umfassenden Buchhaltung und individuell buchbaren Modulen. Hierüber wird auch die gesetzlich vorgeschriebene Zeiterfassung aller Mitarbeiter gesteuert inklusive der Urlaubsplanung von Units und Teams. Die Abteilung HR nutzt ein separates datenschutzkonformes Modul, und alle erfassten Mitarbeiter können, basierend auf ihrem Arbeitszeitmodell, zeitlich eingeplant und Projekten zugeordnet werden. QuoJob enthält ein Adressdatenbank-Modul, das für bestimmte Abteilungen einsehbar ist. Alle Mitarbeiter können bei QuoJob individuell und sehr detailliert für einzelne Module bzw. Rechte freigeschaltet werden.

Ein Bewerber soll bei uns den ganzen Prozess verstehen und bekommt für das E-Assessment einen individuellen Zugang zu seinem persönlichen Dashboard. Dieses ist über alle gängigen Standardbrowser mit einem passwortgeschützten Log-in überall erreichbar.

Konkrete Aufgaben an die Hand geben

Wir empfehlen die Erstellung eines Stundenplans, der dabei hilft, diszipliniert an der Betreuung des Kandidaten dranzubleiben. Sonst besteht im hektischen Tagesgeschäft schon mal die Gefahr, dass ein Feedback-Call oder die Einhaltung einer Deadline übersehen wird. Änderungen im Stundenplan sind immer möglich, sollten aber nicht willkürlich stattfinden und transparent kommuniziert werden. Auch auf die Einhaltung von Deadlines ist zu achten.

Die einzelnen Aufgaben sollten immer mit einem konkreten Ansprechpartner verbunden sein. Bei uns ist der jeweilige Abteilungsleiter für die Einbindung des Bewerbers ins Team und das Aufgabenbriefing verantwortlich. Schließlich muss er den Prozess der Entwicklung des zukünftigen Mitarbeiters am Ende des E-Assessments final beurteilen. Im Schedule werden produktive Arbeitsphasen, Pausen, Feedbacks, Meetings, Deadlines und Präsentationen täglich transparent festgelegt und konkret an den Bewerber kommuniziert.

Beim E-Assessment kann man den Stundenplan als eigenes Board anlegen und für den Bewerber strukturieren, z. B. mit Trello. So wird zugleich der Umgang mit dem Tool geschult. Es können zudem alle Informationen zum Bewerber, Kontaktdaten der Ansprechpartner aus den einzelnen Abteilungen, Informationen zur Unternehmensstruktur, Programmen und Zugängen zentral hinterlegt werden.

Mithilfe Labels, Checklisten und Fristen lernt der Bewerber auf seinem individuellen Kandidaten-Board den Workflow kennen, und weitere Board-Mitglieder können eingeladen werden und aktiv am Prozess teilnehmen. Über das Board findet die projektbezogene Kommunikation statt, die für alle transparent ist. Wer will, kann einzelne Karten, Listen oder das ganze Board beobachten und sich in regelmäßigen Abständen per E-Mail über alle Aktivitäten benachrichtigen lassen.

Illustration Wochenplan, Kalender Aufgaben Illustration Wochenplan, Kalender Aufgaben

Die Daily Checklist als freundlicher Reminder

Zusätzlich zum Stundenplan empfiehlt es sich, dem Bewerber eine kleine Checkliste zusammenzustellen und an die Hand zu geben. An dieser kann er sich orientieren, um bei den vielen neuen Informationen den Überblick zu behalten. Diese Checkliste kann per E-Mail verschickt werden, Teil des übermittelten Stundenplans sein oder im Kandidaten-Board interaktiv zum Abhaken angelegt sein. Eine Liste aus acht Punkten, die am Abend komplett abgehakt ist und dadurch in Trello als ‚erledigt‘ (‚Done‘ > grünes Label) erscheint, kann psychologisch sehr zufriedenstellen. Work in Progress, Etappenziel erreicht, Mission abgeschlossen.

Die Checkliste beginnt mit einem Reminder, was morgens bei Ankunft am Arbeitsplatz als Erstes zu tun ist, z. B. sich im Dashboard einzuloggen, den Arbeitszeit-Timer zu starten und die Aufgabenliste für den Tag zu checken. Sicherlich gibt es auch während des Tages ein paar Dinge, auf die ein Kandidat zu achten hat, bspw. dass er seine Pausenzeiten einträgt und seine Arbeitszeiten auf Projekte verbucht. Was beim Verlassen des Arbeitsplatzes zum Feierabend zu beachten ist, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Im E-Assessment kann ein Hinweis, sich aus bestimmten Programmen auszuloggen und den Rechner herunterzufahren – oder eben nicht – durchaus nützlich sein.

Konkrete Ansprechpartner nur einen Tastendruck entfernt

Ein konkreter Ansprechpartner für die Zeit im E-Assessment ist ein wichtiger Faktor. Daher sollte dem Kandidaten gleich schon beim Onboarding eine Person benannt werden, die alle Anliegen des Bewerbers aufnehmen, selbst bearbeiten oder an die richtigen Stellen im Haus weitergeben kann. So ist Hilfe immer nah, auch wenn sie bei guter Vorbereitung dann vielleicht doch nicht so oft in Anspruch genommen werden muss.
Manche Bewerber arbeiten von Beginn an sehr selbstständig, andere brauchen intensivere Betreuung und haben viele Fragen und Unsicherheiten. Alleingelassen fühlen soll sich jedenfalls niemand. Je nach Größe des Betriebes und Komplexität der Unternehmensstruktur können Kontaktdaten zu Ansprechpartnern in verschiedenen Abteilungen bereitgestellt werden. Alle Informationen sollten für den Kandidaten schnell abrufbar sein, z. B. durch einen zentralen FAQ-Bereich oder mithilfe eines digitalen Notizzettels auf dem Desktop.

Illustration lächelnde person hinter Rechner mit Sprechblase Illustration lächelnde person hinter Rechner mit Sprechblase

Die persönliche Note in der Team-Kommunikation

Die kontinuierliche Integration und persönliche Betreuung durch einen Teamleiter sind für Bewerber und Entscheider wichtig – wie sonst sollen beide Seiten die Zeit im E-Assessment-Center bewerten?

Eine zusätzliche Ermunterung der Teamkollegen zur persönlichen Interaktion mit dem Bewerber, z. B. durch direkte Kontaktaufnahme per Video-Call oder Chat, baut Hemmungen ab und fördert die Gemeinschaft. Eine schöne Geste ist eine große Vorstellungsrunde bei einem Team-Meeting. Hier können sich alle kurz vorstellen und erklären, welche Arbeiten sie im Unternehmen erledigen – und auch der Bewerber bekommt das Wort. Er kann seine bisherigen Erfahrungen teilen und vielleicht sogar schon etwas mittels Screensharing präsentieren.

Sollte es nicht möglich sein, alle aus dem Team gemeinsam vor die Kamera zu holen, halten wir unseren Kandidaten dazu an, einen persönlichen Gruß zur Vorstellung an die Kollegen zu verfassen und zu posten. Hier zeigt sich gleich zu Beginn eine individuelle Note, und die unterschiedlichen Reaktionen der Kollegen in Form von Emojis bereiten ein herzliches Willkommen, zeigen echte Anerkennung für einen guten Post und beweisen nicht selten viel Humor. Kleine Geste – große Wirkung, so schnell ist eine persönliche Verbindung hergestellt!

Persönliches Feedback

Auch der Umgang des Bewerbers mit Kritik ist ein wichtiger Faktor, denn das E-Assessment dient ja nicht nur dazu, Skills einzuschätzen, sondern auch die Persönlichkeit eines Kandidaten und seine Interaktion mit dem Team. Wichtig ist es, den/die „Neue(n)“ im Team nicht alleinzulassen. Mit ein bisschen Empathie kann man jemanden auch virtuell an die Hand nehmen und verbal Nähe vermitteln.

Neben den üblichen Projekt-Channels in unserem Kommunikationstool richten wir für unsere Kandidaten im E-Assessment-Center stets einen geschlossenen Kanal, das Kandidaten-Loop, ein. Egal ob Designer oder Webentwickler, hier werden Lösungsansätze, Gedankengänge, Zwischenstände bzw. die Resultate zu den Aufgaben eingestellt oder hochgeladen.

Die Bewerber erhalten in diesem Kanal – und nur dort – Feedback. Dadurch gewährleisten wir transparente Aufschlüsse über den Workflow. Alle Beteiligten und Entscheider können verfolgen, woran konkret gearbeitet wird, wie sich Korrekturschleifen entwickeln und welche Fortschritte ein Projekt macht.

Grundsätzlich halten wir die Mitarbeiter unserer Teams dazu an, Fragen und Bearbeitungsstände zu Projekten nicht über Direktnachrichten zu kommunizieren, sondern offen und transparent über einen eigens eingerichteten Projekt-Channel. Sollte ein Mitarbeiter in den Urlaub gehen (auch sowas soll ja vorkommen) oder durch Krankheit kurzfristig ausfallen, bleibt die projektbezogene Kommunikation erhalten und kann nahtlos weitergeführt werden – dank Transparenz in der Dokumentation.

Illustration videocall feedback mit like symbolen Illustration videocall feedback mit like symbolen
Illustration e_recruiting Zertifikat Illustration e_recruiting Zertifikat

Der erfolgreiche Abschluss des E-Assessments

Zum erfolgreichen Abschluss der Probewoche im E-Assessment-Center erfolgt die Präsentation der Arbeiten in einem finalen Feedback-Gespräch. Dafür sollte man ausreichend Zeit einplanen. Hat ein Kandidat sich bei uns gut geschlagen und alle im Team davon überzeugt, dass wir ohne ihn gar nicht mehr arbeiten wollen, bekommt er im besten Fall gleich ein Vertragsangebot und sein Wunschgehalt. Und auch, wenn es schöner wäre, die gute Nachricht von Angesicht zu Angesicht zu übermitteln, müsste der neue Mitarbeiter nicht mal zum Unterschreiben des Vertrags unbedingt persönlich erscheinen.

Am Freitagabend wird dann bei der gemeinsamen Online-Happy-Hour mit dem Team auf den Abschluss der Woche angestoßen – wie auch immer sie ausgegangen ist. An der virtuellen Bar muss sich allerdings jeder selbst sein Getränk aus dem eigenen Kühlschrank holen. Salute!

E-Assessment 2.0: Nutz die Vorteile der Advanced Technology für dein Unternehmen!

‚Flexibilität‘, ‚Transparenz‘ und ‚weitreichende Vernetzung‘ sind zentrale Schlüsselbegriffe für das E-Recruiting und das E-Assessment. Zwei Vorteile des Einsatzes von Advanced Technology zur Automation und Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen sind Zeitersparnis und Kostenreduktion.

Advanced Technology bedeutet nicht nur, das breite Spektrum des verfügbaren technischen Wissens zu nutzen, sondern die technischen Aspekte auch mit den gesellschaftlichen Bedürfnissen zu kombinieren. Ein multidisziplinärer Ansatz hilft dabei, innovative und unorthodoxe Lösungen für neuartige Probleme zu finden.

Die voranschreitende Digitalisierung fordert von uns allen und besonders von Unternehmen die stetige Bereitschaft zur Veränderung. Es gehört Mut dazu, unbekannte Wege zu gehen und neue Technologien auszuprobieren. Einige Branchen und Unternehmensbereiche gehen dabei als Early Adopter digital voran.

Doch E-Recruiting und E-Assessment sind für alle Unternehmen, die den Fachkräftemangel beklagen, eine ideale Möglichkeit, zukünftige Mitarbeiter aus entfernten Gebieten digital anzusprechen. Im Hinblick auf Zeit, Kosten und Umweltschutz hilft dir ein digitales Recruitment erheblich dabei, Ressourcen zu schonen und kompetente Mitarbeiter für dein Unternehmen zu gewinnen.

Mit einem automatisierten Workflow beim E-Recruiting und durch ein klug strukturiertes E-Assessment kannst du dir jenen Vorsprung erarbeiten, den ein proaktives Unternehmen im 21. Jahrhundert benötigt.

Gerne bieten wir dir unsere Expertise bei der Entwicklung zielführender Strategien fürs E-Recruiting an und helfen dir beim Aufbau deines individuellen E-Assessment-Centers.

Illustration Glühbirnen mit Vernetzung Illustration Glühbirnen mit Vernetzung
Janine Kulbrok - Portrait

Benötigst du eine strategische Beratung für die clevere Nutzung digitaler Tools?

Gern entwickeln wir mit dir ein optimales Recruitment-System oder erstellen dir ein individuelles Recruiting-Video.

Janine Kulbrok

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