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Digitales Onboarding zukünftiger Mitarbeiter

Assessment

So führst du erfolgreich das E-Assessment und digitale Onboarding deiner zukünftigen Mitarbeiter durch

autorin: Janine Kulbrok

01.09.2020Updated: 02.08.2023

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Hurra, aus einer Vielzahl von Bewerbern und nach jeder Menge Vorstellungsgesprächen hast du endlich deine Kandidaten für das nachfolgende Assessment ausgewählt und sogar schon einen konkreten Termin vereinbart. – Was nun?

Normalerweise käme der Bewerber oder neue Mitarbeiter persönlich zu dir ins Unternehmen und du würdest ihm die Kollegen vorstellen, ihn durch alle Räume führen und ihm zeigen, wo es den guten Kaffee gibt bzw. wo er zur Tea-Time eine Pause machen kann.

Diese erste Einführung in die Arbeitsumgebung nennt sich Onboarding. Und auch wenn der Workspace nur virtuell in der Cloud schwebt, muss der Kandidat diese kennenlernen und sollte gleich zu Beginn gut in die Workflows und Kommunikationskanäle (außerhalb des Küchen- und Flurfunks) integriert werden. Doch wie nimmt man jemanden per Screensharing ermutigend an die Hand und zeigt ihm die schönsten Pixelparks im Unternehmen?

Fakt ist: Ein E-Assessment erfordert Struktur und eine gute Vorbereitung.

Themenübersicht

Das Schlüsselwort heißt ‚Kommunikation‘

Eine transparente und konkrete Kommunikation im Vorfeld ist wichtig. Wann, wo, wie und was erwartet den Bewerber während der Probewoche? Wie ist der Ablauf geplant, was soll er mitbringen, welche formellen Angaben werden bspw. für die Abrechnung von ihm benötigt?

Wir empfehlen, mit jedem Kandidaten im Vorfeld einen Vertrag für den Zeitraum im E-Assessment-Center abzuschließen. Dort sollten relevante Punkte wie

die konkrete Vergütung der Arbeitstage,
die Arbeits- und Pausenzeiten,
Hinweise zur Sozialversicherung,
Künstlersozialkasse und
Abrechnung der Aufwandsentschädigung

aufgeführt werden.

Ein wichtiger Punkt in kreativen und gestaltenden Bereichen (z. B. Development, Design, Fotografie, Textkreation) ist auch die vertragliche Regelung der Nutzungsrechte für die vom Bewerber beim E-Assessment erstellten Arbeiten, damit diese vom Unternehmen später auch genutzt werden dürfen.

Die Arbeitsmittel für das E-Assessment

Wichtig im E-Assessment ist insbesondere die technische Vorbereitung des digitalen Arbeitsplatzes, auch wenn dieser in der Cloud liegt. Das betrifft die Bereitstellung eines Rechners oder der notwendigen Arbeitsmittel für das E-Assessment.

Die Benutzung eines privaten Computers ist möglich und hängt vom Standort des Kandidaten und von der Branche ab. Die digitale Einrichtung, d. h. alles, was die Kandidaten benötigen, muss auf deren privaten Rechnern aufgespielt werden. Das kann allerdings problematisch werden, denn dafür müssten nicht nur Administratorrechte eingeräumt werden, sondern es handelt sich ja oft auch um lizenzierte Firmenprogramme, die dort freigeschaltet werden müssten. In Zeiten von Clouddiensten und frei verteilbaren Firmenlizenzen wie denen von Adobe oder Microsoft ist das ein ziemlich gut lösbares Problem.

Allerdings besitzen manche Bewerber privat lediglich leistungsschwache Rechner. Zudem ist ein Arbeitgeber verpflichtet, die notwendigen Arbeitsmittel für einen Arbeitsplatz bereitzustellen. Daher wirkt dieser Weg, wenngleich er digital gut funktioniert, angesichts dieses Stadiums des Kennenlernens etwas unseriös.

Daher empfehlen wir, nach Möglichkeit einen Company-Rechner vorzubereiten, der dem Unternehmensstandard entspricht, und diesen leihweise zur Verfügung zu stellen. Auf diesem Computer können Software und alle Rechte, Lizenzen, Zugänge und Passwörter zum Workspace installiert und hinterlegt werden.

Technische Geräte vorbereiten und anliefern

Je nach Einsatzbereich ist die Einrichtung einer typischen Arbeitsumgebung mit Zugang zu allen für den Workflow erforderlichen digitalen Tools notwendig. Dazu gehören gültige Softwarelizenzen und entsprechende Zugriffsrechte. Passwörter sollten in einer geschützten Datei (sogar Notizzettel kann man inzwischen mit einem Kennwort schützen) hinterlegt werden. Wir empfehlen zusätzlich die Installation der Zoom-App inklusive Bildschirmfreigabe bzw. das Programm TeamViewer, um eine Fernsteuerung des Rechners zuzulassen. Technische Probleme können schließlich jederzeit möglich sein.

Wir überlassen jedem Kandidaten im E-Assessment einen leistungsstarken Rechner. Dieser wird aus versicherungstechnischen Gründen mit einem Übergabeprotokoll versehen und per Kurierdienst geliefert, so sind Lieferwege und Annahme nachweisbar. Das Übergabeprotokoll wird vom Empfänger unterschrieben und per Scan an die Kontaktperson im Unternehmen zurückgeschickt.

Auf dem Rechner sind sämtliche Programme und Tools sowie die Ansprechpartner bereits installiert. Die persönlichen Zugangsdaten lassen wir jedem Bewerber über unterschiedliche Kanäle zukommen. So kann Missbrauch durch Dritte vermieden werden und der Workspace des Unternehmens bleibt geschützt. Für Bewerber aus dem Developerbereich wird im Vorfeld eine hauseigene Entwicklungsumgebung aufgespielt, bei den Designern die aktuellen Versionen der üblichen Grafikprogramme. So verlieren die Bewerber keine Zeit mit Installationen und müssen beim virtuellen Onboarding nur in den Workflow eingewiesen werden.

Gute Betreuung im E-Assessment – virtuell, aber persönlich

Dein ausgewählter Bewerber ist zum E-Assessment in dein Unternehmen eingeladen worden? Beide Seiten betreten virtuell Neuland? Vermissen sie die direkte körperliche Anwesenheit? Alles wirkt noch fremd? Wie läuft alles Weitere ab und was sind die einzelnen Schritte?

Es sollte zu jedem Zeitpunkt klar sein, dass es sich bei jedem Bewerber um einen fühlenden Menschen aus Fleisch und Blut handelt, der aufgeregt ist und in die neue Situation eingeführt werden muss. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass das auch digital ganz gut funktionieren kann, wenn man ein paar Dinge beachtet.

Obwohl sich beide Seiten beim E-Assessment nur virtuell begegnen, ist dies doch immer eine persönliche Angelegenheit. Nach dem Onboarding am ersten Tag raten wir, tägliche Feedback-Zeiten mit allen Entscheidern, z. B. per Zoom-Call, festzulegen. So können sich beide Seiten konkret austauschen, Fragen stellen und Erfahrungen teilen.

Das Feedback-Gespräch muss gar nicht lang sein – oft reichen 10 bis 15 Minuten am Abend –, doch diese Begegnung sollte fest im Kalender eingeplant werden und der kurze Austausch unbedingt täglich stattfinden. In der Halbzeit empfiehlt es sich, eine längere (oder größere) Feedbackrunde anzusetzen und zum Abschluss der Woche ein Zeitfenster von ca. 45 bis 60 Minuten für die Präsentation der Arbeiten und das finale Gespräch mit allen Entscheidern vorzusehen.

Welcome aboard!

Onboarding

Das Onboarding: Einführung in eine neue Arbeitsumgebung

Beim E-Assessment kommt der Bewerber oder neue Mitarbeiter nicht zu dir ins Haus, wo du ihm beim Onboarding seinen Arbeitsplatz und die Räume des Unternehmens zeigst oder wo sich die Kollegen auf einen Kaffee treffen. Und auch den virtuellen Workspace muss der Kandidat ja zuerst einmal kennenlernen und effizient in bestehende Workflow und die korrekten Kommunikationskanäle integriert werden.

Beim virtuellen Onboarding richten wir den Arbeitsplatz per Screensharing gemeinsam ein. Falls ein Bewerber seinen privaten Rechner nutzt, müssen jetzt zuerst alle notwendigen Programm- und Softwareinstallationen durchgeführt werden. Das dauert etwas länger und erfordert vielleicht sogar einen Systemadministrator. Wenn der Kandidat einen vorinstallierten Unternehmensrechner nutzt, auf dem alles schon eingerichtet ist, kannst du direkt mit der Einführung in die digitalen Tools starten.

Beim Onboarding geht es nicht allein um eine fachgerechte Einweisung in alle Programme und den Workflow der Teams und des Unternehmens. Schon bei dieser ersten Schulung erfährst du bereits wertvolle Einzelheiten über die kommunikativen Fähigkeiten und Soft Skills deines Bewerbers.

Dieser erste Eindruck ist ein sehr wichtiger Indikator für die spätere Teamarbeit.

Wie reagiert jemand auf Neues?
Welche Fragen werden gestellt?
Ist jemand neugierig, zögerlich oder ein Bedenkenträger?
Wie fügt sich jemand in dein Team ein?

Konkrete Aufgaben an die Hand geben

Wir empfehlen die Erstellung eines Stundenplans, der dabei hilft, diszipliniert an der Betreuung des Kandidaten dranzubleiben. Sonst besteht im hektischen Tagesgeschäft schon mal die Gefahr, dass ein Feedback-Call oder die Einhaltung einer Deadline übersehen wird. Änderungen im Stundenplan sind immer möglich, sollten aber nicht willkürlich stattfinden und transparent kommuniziert werden. Auch auf die Einhaltung von Deadlines ist zu achten.

Die einzelnen Aufgaben sollten immer mit einem konkreten Ansprechpartner verbunden sein. Bei uns ist der jeweilige Abteilungsleiter für die Einbindung des Bewerbers ins Team und das Aufgabenbriefing verantwortlich. Schließlich muss er den Prozess der Entwicklung des zukünftigen Mitarbeiters am Ende des E-Assessments final beurteilen.

Im Schedule werden produktive Arbeitsphasen, Pausen, Feedbacks, Meetings, Deadlines und Präsentationen täglich transparent festgelegt und konkret an den Bewerber kommuniziert.

Beim E-Assessment kann man den Stundenplan als eigenes Board anlegen und für den Bewerber strukturieren, z. B. mit Trello. So wird zugleich der Umgang mit dem Tool geschult. Es können zudem alle Informationen zum Bewerber, Kontaktdaten der Ansprechpartner aus den einzelnen Abteilungen, Informationen zur Unternehmensstruktur, Programmen und Zugängen zentral hinterlegt werden.

Mithilfe Labels, Checklisten und Fristen lernt der Bewerber auf seinem individuellen Kandidaten-Board den Workflow kennen, und weitere Board-Mitglieder können eingeladen werden und aktiv am Prozess teilnehmen. Über das Board findet die projektbezogene Kommunikation statt, die für alle transparent ist. Wer will, kann einzelne Karten, Listen oder das ganze Board beobachten und sich in regelmäßigen Abständen per E-Mail über alle Aktivitäten benachrichtigen lassen.

Die Daily Checklist als friendly Reminder

Zusätzlich zum Stundenplan empfiehlt es sich, dem Bewerber eine kleine Checkliste zusammenzustellen und an die Hand zu geben. An dieser kann er sich orientieren, um bei den vielen neuen Informationen den Überblick zu behalten. Diese Checkliste kann per E-Mail verschickt werden, Teil des übermittelten Stundenplans sein oder im Kandidaten-Board interaktiv zum Abhaken angelegt sein.

Eine Liste aus acht Punkten, die am Abend komplett abgehakt ist und dadurch in Trello als ‚erledigt‘ (‚Done‘ > grünes Label) erscheint, kann psychologisch sehr zufriedenstellen. Work in Progress, Etappenziel erreicht, Mission abgeschlossen.

Die Checkliste beginnt mit einem Reminder, was morgens bei Ankunft am Arbeitsplatz als Erstes zu tun ist, z. B. sich im Dashboard einzuloggen, den Arbeitszeit-Timer zu starten und die Aufgabenliste für den Tag zu checken. Sicherlich gibt es auch während des Tages ein paar Dinge, auf die ein Kandidat zu achten hat, bspw. dass er seine Pausenzeiten einträgt und seine Arbeitszeiten auf Projekte verbucht. Was beim Verlassen des Arbeitsplatzes zum Feierabend zu beachten ist, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Im E-Assessment kann ein Hinweis, sich aus bestimmten Programmen auszuloggen und den Rechner herunterzufahren – oder eben nicht – durchaus nützlich sein.

Konkrete Ansprechpartner nur einen Klick entfernt

Ein konkreter Ansprechpartner für die Zeit im E-Assessment ist ein wichtiger Faktor. Daher sollte dem Kandidaten gleich schon beim Onboarding eine Person benannt werden, die alle Anliegen des Bewerbers aufnehmen, selbst bearbeiten oder an die richtigen Stellen im Haus weitergeben kann. So ist Hilfe immer nah, auch wenn sie bei guter Vorbereitung dann vielleicht doch nicht so oft in Anspruch genommen werden muss.

Manche Bewerber arbeiten von Beginn an sehr selbstständig, andere brauchen intensivere Betreuung und haben viele Fragen und Unsicherheiten. Alleingelassen fühlen soll sich jedenfalls niemand. Je nach Größe des Betriebes und Komplexität der Unternehmensstruktur können Kontaktdaten zu Ansprechpartnern in verschiedenen Abteilungen bereitgestellt werden.

Alle Informationen sollten für den Kandidaten schnell abrufbar sein, z. B. durch einen zentralen FAQ-Bereich, ein Unternehmens-Wiki oder mithilfe eines digitalen Notizzettels auf dem Desktop.

Die persönliche Note in der Team-Kommunikation

Die kontinuierliche Integration und persönliche Betreuung durch einen Teamleiter sind für Bewerber und Entscheider wichtig – wie sonst sollen beide Seiten die Zeit im E-Assessment-Center bewerten?

Eine zusätzliche Ermunterung der Teamkollegen zur persönlichen Interaktion mit dem Bewerber, z. B. durch direkte Kontaktaufnahme per Video-Call oder Chat, baut Hemmungen ab und fördert die Gemeinschaft. Eine schöne Geste ist eine große Vorstellungsrunde bei einem Team-Meeting. Hier können sich alle kurz vorstellen und erklären, welche Arbeiten sie im Unternehmen erledigen – und auch der Bewerber bekommt das Wort. Er kann seine bisherigen Erfahrungen teilen und vielleicht sogar schon etwas mittels Screensharing präsentieren.

Sollte es nicht möglich sein, alle aus dem Team gemeinsam vor die Kamera zu holen, halten wir unseren Kandidaten dazu an, einen persönlichen Gruß zur Vorstellung an die Kollegen zu verfassen und zu posten. Hier zeigt sich gleich zu Beginn eine individuelle Note, und die unterschiedlichen Reaktionen der Kollegen in Form von Emojis bereiten ein herzliches Willkommen, zeigen echte Anerkennung für einen guten Post und beweisen nicht selten viel Humor. Kleine Geste – große Wirkung, so schnell ist eine persönliche Verbindung hergestellt!

Persönliches Feedback

Auch der Umgang des Bewerbers mit Kritik ist ein wichtiger Faktor, denn das E-Assessment dient ja nicht nur dazu, Skills einzuschätzen, sondern auch die Persönlichkeit eines Kandidaten und seine Interaktion mit dem Team. Wichtig ist es, den/die „Neue(n)“ im Team nicht alleinzulassen. Mit ein bisschen Empathie kann man jemanden auch virtuell an die Hand nehmen und verbal Nähe vermitteln.

Neben den üblichen Projekt-Channels in unserem Kommunikationstool richten wir für unsere Kandidaten im E-Assessment-Center stets einen geschlossenen Kanal, das Kandidaten-Loop, ein. Egal ob Designer oder Webentwickler, hier werden Lösungsansätze, Gedankengänge, Zwischenstände bzw. die Resultate zu den Aufgaben eingestellt oder hochgeladen.

Die Bewerber erhalten in diesem Kanal – und nur dort – Feedback. Dadurch gewährleisten wir transparente Aufschlüsse über den Workflow. Alle Beteiligten und Entscheider können verfolgen, woran konkret gearbeitet wird, wie sich Korrekturschleifen entwickeln und welche Fortschritte ein Projekt macht.

Grundsätzlich halten wir die Mitarbeiter unserer Teams dazu an, Fragen und Bearbeitungsstände zu Projekten nicht über Direktnachrichten zu kommunizieren, sondern offen und transparent über einen eigens eingerichteten Projekt-Channel. Sollte ein Mitarbeiter in den Urlaub gehen (auch sowas soll ja vorkommen) oder durch Krankheit kurzfristig ausfallen, bleibt die projektbezogene Kommunikation erhalten und kann nahtlos weitergeführt werden – dank Transparenz in der Dokumentation.

Digitales Onboarding erfolgreich abgeschlossen

Zum Abschluss einer Kennenlernwoche im E-Assessment werden die Ergebnisse und Arbeiten bei einem finalen Feedback-Gespräch präsentiert und besprochen. Dafür sollte man ausreichend Zeit einplanen.

Hat ein Kandidat sich bei uns gut geschlagen und alle im Team davon überzeugt, dass wir ohne ihn gar nicht mehr arbeiten wollen, bekommt er im besten Fall gleich ein Vertragsangebot und sein Wunschgehalt. Und auch, wenn es schöner wäre, die gute Nachricht von Angesicht zu Angesicht zu übermitteln, muss das neue Team-Mitglied nicht mal zum Unterschreiben des Vertrags persönlich erscheinen. Auch das elektronische Signieren von rechtsverbindlichen Dokumenten funktioniert digital über Online-Dienste, wie z. B. über DocuSign.

Bei ALEKS UND SHANTU wird dann Freitags in der gemeinsamen Online-Happy-Hour mit dem Team auf den Abschluss der ersten Woche angestoßen – wie auch immer sie ausgegangen ist. An der virtuellen Bar muss sich allerdings jeder selbst sein Getränk aus dem eigenen Kühlschrank holen. Salute!

Advanced Technology

innovation

Nutz die Vorteile der Advanced Technology für dein Unternehmen

‚Flexibilität‘, ‚Transparenz‘ und ‚weitreichende Vernetzung‘ sind zentrale Schlüsselbegriffe für die Nutzung cloudbasierter Tools beim digitalen Onboarding und im E-Assessment. Zwei Vorteile des Einsatzes von Advanced Technology zur Optimierung von Arbeitsabläufen sind Zeitersparnis und Kostenreduktion.

Advanced Technology bedeutet nicht nur, das breite Spektrum des verfügbaren technischen Wissens zu nutzen, sondern die technischen Aspekte auch mit den gesellschaftlichen Bedürfnissen zu kombinieren. Ein multidisziplinärer Ansatz hilft dabei, innovative und unorthodoxe Lösungen für neuartige Probleme zu finden.

Ein E-Assessment lässt sich innerhalb weniger Stunden vorbereiten und umsetzen. Die Remote-Betreuung beim E-Assessment spart zudem interne und externe Ressourcen, denn es ist sehr viel teurer, einen internationalen Bewerber persönlich anreisen zu lassen, um ihn auf „Herz und Nieren“ zu prüfen, als ihm eine Plattform in einer kontrollierten, digitalen Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen. Nach dem erfolgreichen Abschluss des E-Assessments kann man vor Vertragsunterzeichnung ein erstes persönliches Treffen arrangieren falls notwendig.

Kompetente Mitarbeiter gewinnen

Ressourcen schonen

Mit einem automatisierten Workflow beim E-Recruiting und durch ein klug strukturiertes E-Assessment kannst du dir jenen Vorsprung erarbeiten, den ein proaktives Unternehmen im 21. Jahrhundert benötigt.

Vorteile des E-Recruitings

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