Unter Shadow-IT werden IT-Technologien subsumiert, die Mitarbeiter in Unternehmen ohne das Wissen der jeweiligen IT-Abteilungen einsetzen. Das ist Hardware wie Telefone, PCs, Drucker oder Router, aber auch Software wie Chat-Messaging-Dienste und Anbieter von externen Dienstleistern wie Software as a Service oder Cloud-Services. Häufig entstehen dadurch Abläufe, die nicht mehr integriert werden und auch Sicherheitslücken.
Shadow-IT existiert meist dort, wo die bestehenden IT-Systeme des Unternehmens nicht ausreichen oder nicht flexibel genug sind. Das Problem ist, dass solche Geräte und Software nicht in die IT-Infrastruktur des Unternehmens eingebunden sind. Shadow-IT unterläuft den Versuch, das System zu vereinheitlichen, um so allen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, darauf zuzugreifen.
Früher sah man in der Shadow-IT lediglich ein Problem. Heute erkennen Verantwortliche auch die Chancen. So gesehen schafft Shadow-IT Platz für Innovation. Sie sorgt kurzfristig für ein wesentlich flexibleres Agieren in neuen Situationen und zeigt Chancen. Damit offenbart sie die allzu starre Systematik eines Systems und sorgt für Veränderungen, indem es einen bestehenden Workflow optimiert.