Welches Buchungssystem passt
am besten zu deinem Unternehmen?

Wie wichtig ein zugeschnittenes Buchungssystem ist, erklären wir anhand des Beispiels Tao Philippines.

Ein individuelles Buchungssystem haben wir für die speziellen Anforderungen des Teams von Tao Philippines kreiert. Tao Philippines ist das größte Eco-Tourismus-Projekt Südost-Asiens. Fernab der Zivilisation bereisen Expeditionsteilnehmer eine Inselwelt, wie sie paradiesischer kaum sein kann.

Die Herausforderung für die Gestaltung der Page lautete, ein visuelles Paradies zu schaffen und weltweit die Abenteuerlust in den Menschen zu wecken. Gleichzeitig ein Buchungssystem zu programmieren, welches auf die speziellen Anforderungen des Teams vor Ort zugeschnitten ist. Eine Website, die individuell, authentisch und gleichzeitig userfreundlich ist.

Die Tao-Initiatoren verbringen die regnerische Monsunzeit meist im sonnigen Europa, darunter gerne in Deutschland. Dass ihre Technik hier, im geografischen Mittelpunkt der Erde, betreut werden soll, war ihnen wichtig. Bei jeglichen Problemen kann von hier aus schnell und zuverlässig gehandelt werden. So fanden erste Evaluierungsgespräche zu Beginn des Projektes in Berlin statt.

Die Infrastruktur auf den Inseln gibt keine kontinuierliche Kommunikation via Internet oder Telefon her. Allen Projektbeteiligten war klar, wie schwierig sich der weitere Abstimmungsprozess gestalten würde. Davon wollte sich unser Projektteam überzeugen und reiste auf die Philippinen. Es lernte die Bedürfnisse des Tao-Teams kennen und lebte mit deren begrenzten digitalen Möglichkeiten.

„Tao is perhaps the highlight of any trip to Palawan.“

‚Lonely Planet‘

 

Initiale Fragestellung zur Prozessanalyse vor Ort

  • Wie ist die Infrastruktur auf den Inseln?
  • Gibt es Telefon- und Internetverbindungen?
  • Wie sind die Organisationsprozesse für Anfragen, Überwachung der Auslastungen, Rentabilitätskontrollen?
Grafik_Insel_tao

Gesammelte Fakten im Überblick

  • Die knapp 8 Jahre alte Website war nicht auf mobile Endgeräte angepasst.
  • Sie verfügte über kein eigenes Content-Management-System.
  • Buchungen wurden bisweilen via Excel-Tabellen angelegt und bearbeitet, was mit steigenden Buchungszahlen kaum mehr darzustellen war. Hinzu kam, dass diese Tabellen von verschiedenen Mitgliedern an verschiedenen Orten des Landes bearbeitet wurden. Dies führte oftmals zu Datenkonflikten.
Webseite_auf_Desktop Buchungssystem
Webseite_auf_Tablet Buchungssystem

Exklusive Bewerbung statt einfacher Buchung

Dass man mit Tao Philippines keinen gewöhnlichen Urlaub macht, zeigt sich bereits bei der Bewerbung. Anfangs nur als Segelexpedition buchbar, entscheidet man heute zwischen einem Island Stay, einem Mountain Track oder aber einer Boat Expedition.

Anschließend bekommen die Interessenten alle Vakanzen aufgezeigt, wählen ein passendes Datum und bekommen zu guter Letzt die Möglichkeit, sich schriftlich zu bewerben. Erst nach Durchsicht und Bestätigung des Anschreibens bekommt man eine verbindliche Buchungsbestätigung und die höfliche Aufforderung, den fälligen Betrag zu überweisen. Alle Preise werden direkt in unterschiedlichen Währungen definiert.

Webseite_auf_Smartphone
Webseite_auf_Desktop

Phase 1: Gestaltung eines maßgeschneiderten Buchungssystems

In der ersten Projektphase ging es an den Relaunch der Website. Die beeindruckenden Landschaftsaufnahmen der Inseln haben wir durch hochaufgelöste Fullscreen-Bilder imposant in Szene gesetzt. Außerdem zeichneten wir Illustrationen und Karten und konzipierten ein maßgeschneidertes Buchungssystem.

Dieses wurde übersichtlich aufgebaut und beinhaltete folgende Punkte:

  • Übersicht aller Buchungen,
  • eine Filterfunktion nach Status der Buchung, Datum, Zahlungen und Booten,
  • eine Payment-Verwaltung,
  • Implementierung automatischer Bezahlsysteme, wie PayPal und Banküberweisung,
  • Übersicht der Auslastung aller Boote,
  • eine Report-Funktion für Zahlungen, Boote, Buchungen und Buchungsanfragen.
Tao_Karte_mobil

Phase 2: Erweiterung des maßgeschneiderten Buchungssystems

Neben der The New York Times und dem Washington Post, berichteten auch renommierte Reise-Magazine wie ‚Lonely Planet‘, ‚GLOBE‘ oder ‚TRAVEL + LEISURE‘ über die Organisation. Immer mehr Menschen wollten sich dem ‚Digital Detoxing‘ hingeben und die Inseln nicht nur zu Wasser erkunden.

Mit dem Wachsen der Community wuchs schließlich auch das Angebot. Nach und nach kamen mehrere Boote hinzu. Ein Camp wurde gebaut. Weg von Strand und Wasser werden heute außerdem mehrtägige Bergwanderungen angeboten. Was also mit einer mehrtägigen Segelexpedition begann, ist heute in verschiedenen Varianten buchbar. Gruppen-Sailing, private Touren oder Bergwanderungen – all diese neuen Buchungsoptionen mussten in einem erweiterten Buchungssystem dargestellt werden.

Das neue Buchungssystem im Überblick

  • Es hat einen gut strukturierten, übersichtlichen Aufbau.
  • Es hat eine schmale Bandbreite, ist somit speedoptimiert und schnell geladen.
  • Die Preise sind direkt in unterschiedlichen Währungen definiert.
  • Dank diverser Statistiken kann das Team entsprechende Auswertungen vornehmen.
  • Freie und belegte Kapazitäten der Boote und Camps gibt es jetzt auf einen Blick.
  • Kundendaten können inklusive Sonderinformationen, wie bspw. zu Allergien, in PDFs umgewandelt und verschickt werden.
Bookingsystem_Tablet Buchungssystem
Abbildung_Bookingsystem_Tablet Buchungssystem

Checkliste für ein gelungenes Buchungssystem

Nach Beantwortung folgender Fragen kannst du entscheiden, welches Betriebssystem für dein Business am meisten Sinn macht.

  • Wie viele Buchungsanfragen erwartest du zu erhalten?
  • Wer ist die Zielgruppe für dein Angebot?
  • Gibt es kostenpflichtige Angebote?
  • Sollen Zahlungen direkt während des Buchungsprozesses möglich sein?
  • Wenn ja, welche? Banküberweisung, Lastschrift, Kreditkarte, Rechnung, PayPal?
  • Soll das System automatisch eine Rechnung generieren und an den User verschicken?
  • Sollen verfügbare Restplätze online angezeigt werden?
Abbildung Tao Server mobil

Das Content Delivery Network

Ein Content Delivery Network (CDN) ist ein Netz weltweit verteilter Server. Tao Philippines belegt insgesamt 122 dieser Rechenzentren.

Es besteht aus einem Ursprungsserver und einer großen Anzahl an Replica-Servern, auf denen bestehender Content live gespiegelt wird. Sendet ein End-User eine Suchanfrage, so wird ein geeigneter Replica-Server ausgewählt und die angefragte Seite schnellstmöglich geladen.

Bei der Auswahl des Servers, spielen mehrere Faktoren eine Rolle. Beispiele dafür sind die geografische Entfernung, die Übertragungsrate oder die Latenzzeit. Dies liefert zusätzliche Bandbreite, nimmt die Belastung von einem zentralen Server und überliefert Webinhalte, ohne große Entfernung überbrücken zu müssen.

Eine strategische Standortauswahl bedeutet eine größtmögliche Abdeckung und somit eine weltweit schnelle Erreichbarkeit.

Auswertung

Du kannst nun aus folgenden Möglichkeiten wählen:

1. Kontaktformular

Vorteil

In wenigen Stunden
erstellt und implementiert,

daher kostengünstig

Nachteil

Bedarf stets einer manuellen Nachbearbeitung der Buchung

2. Widget-Implementierung von bestehendem Kunden-CRM

Vorteil

Zügig und ohne großen Aufwand erstellt,

daher ebenfalls kostengünstiger

Nachteil

Kann wegen anfallender Gebühren zu Kostenschwankungen führen;

Automationsprozesse müssen individuell im CRM eingestellt werden.

3. Vorhandenes Shopsystem verwenden

Vorteil

Vorgegebene Funktionalitäten wie Zahlungsprozesse bereits gegeben;

diese wurden bereits geprüft.

Nachteil

Programmierung von individuellen Erweiterungen meist sehr aufwändig,

daher kostenintensiv

4. Individuelles Buchungssystem

Vorteil

CRM-Integration in bestehende Software möglich;

Bedürfnisse können perfekt abgestimmt und Besonderheiten und spezielle Funktionen implementiert werden.

Nahtlose Integration in interne Arbeitsprozesse für den perfekten Workflow

Nachteil

Bedarf einer längeren Konzeptionsphase,

daher kostenintensiver als bestehende Shopsysteme

Fazit

Eine Investition in ein individuelles Buchungssystem macht also Sinn, wenn du eine große Menge Buchungen zu verwalten hast, du spezielle Funktionen und Besonderheiten einbauen oder dich durch Individualität von anderen Shopsystemen abheben möchtest.

Bei der Gestaltung deines Shopsystems sind wir dir selbstverständlich gerne behilflich. Wie du uns am besten erreichst, zeigen wir dir hier.

Tao Philippines

Eco-Tourismus-Projekt

Zur Entstehung

Alles begann mit zwei Freunden auf einem alten Fischerboot im Norden Palawans. Lediglich mit einer Karte und einem Traum im Gepäck. Heute ist Tao Philippines das größte Eco-Tourismus-Projekt Südost-Asiens.

„Come with an open mind and go with the flow“

Der Reisetrend der heutigen Zeit bewegt sich wieder weg von stylischen Design-Hotels, hin zu Erlebnisreisen à la Robinson Crusoe. Back to the roots: Man möchte wieder entdecken, erleben, selber machen. ‚Tao‘ bedeutet ‚Mensch‘ in der Sprache der Philippinen. Ein Wort, das im Grunde alles sagt. Tao ist von Menschen für Menschen.

Gründung einer Fraueninitiative

Die Stiftung besitzt heute 20 einsame Inseln und beschäftigt mehr als 350 einheimische Männer und Frauen. Sie gründete eine Fraueninitiative, in der Frauen verschiedener Insel-Communitys Naturkosmetik, unter anderem aus heimischem Kokosöl, herstellen. Produkte, die nachhaltig produziert werden und der Natur nichts anhaben. Diese Frauen verdienen so ein Extra-Einkommen und unterstützen ihre Familien. Voller Stolz berichten sie, an manchen Tagen mehr Geld zu verdienen als ihre Männer, deren Fischernetze ab und an leer bleiben.

Tao ermöglicht Bildung

Tao baute Schulen, ließ die jahrhundertealte philippinische Tradition des Bootbauens wieder aufleben und brachte den einheimischen Menschen bei, mit der Natur zu arbeiten – und nicht gegen sie.

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