Office Manager (m/w/d)

Wir suchen für unser Office eine Mischung aus Batmans Diener Alfred und Miss Moneypenny, eine Concierge de grand hôtel et bureau, eine Erscheinung, die die erste Welle bricht. Am liebsten wäre es uns, wenn du einige Jahre in einem Hotel gearbeitet hättest. Schön wäre es, wenn du genau diesen Spirit mitbringen würdest – egal ob du dich bei uns neu erfindest oder du selbst bleiben möchtest.

Warst du früher schon bei der Begrüßung neuer Gäste freundlich und bei der Zimmerverteilung ein Ass? Bist du auch heute noch erstaunlich vorausschauend? Eine gute, resolute Seele, die auch mal fluchen kann, wenn externe Dienstleister nicht das machen, was sie sollen?

Service ist nicht nur ein Wort. Wenn Material geordert und die Post wegmuss, sagst du: „Mach ich!“? – Wunderbar. Bei uns gibt es manchmal Brände zu löschen, damit alles läuft. Meistens benötigen wir aber jemanden zum Anlehnen und Ansprechen. Jemanden, der mit einem Lachen und gesunden Menschenverstand unseren Alltag verwaltet und durch die Räume wirbelt.

Du findest, das passt gut zu dir, und du möchtest uns jetzt gleich anrufen und loslegen? – Gern! Mach das! Wir freuen uns auf dich.

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Diese wunderbaren Fähigkeiten kannst du bei uns einbringen

  • Du betreust den Empfangscounter und die Telefonzentrale. Du bist das erste freundliche Gesicht für unsere Besucher und die erste freundliche Stimme für alle, die uns anrufen.
  • Du musst kein Computer-Ass sein, solltest aber die gängigen Office-Programme beherrschen und aufgeschlossen für neue Technologien sein.
  • Du legst Wert auf eine gehobene Sprache und kommunizierst sicher in deutscher und gerne auch in englischer Sprache.
  • Du bereitest Konferenzräume für Kundenmeetings vor, achtest auf eine angenehme Atmosphäre und sorgst dafür, dass sich unsere Gäste bei uns willkommen fühlen und gut versorgt sind.
  • Du erledigst klassische Büroarbeiten wie Posteingang, Korrespondenz, nimmst Anrufe entgegen und leitest alle Informationen an die jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Haus weiter.
  • Du achtest auf die Struktur in einem dynamischen Arbeitsumfeld und sorgst dafür, dass Workflows eingehalten und optimiert werden.
  • Du hast die Ordnung und Ausstattung unserer Räumlichkeiten im Blick, kümmerst dich eigenverantwortlich um Nachbestellungen von Verpflegung und Bürobedarf.
  • Du holst eigenständig Angebote ein und kümmerst dich nach Freigabe durch die Geschäftsführung um die Beauftragung und Betreuung externer Dienstleister.
  • Du stehst in Kommunikation mit der Hausverwaltung, den Reinigungskräften und bist Ansprechpartner für Handwerker und Lieferanten.
  • Du übergibst neuen Mitarbeitern die Schlüssel und führst sie in unsere internen Büroabläufe ein.
  • Du verwaltest unsere internen Kalender und vereinbarst Termine mit Besuchern und Bewerbern in Abstimmung mit dem Management und der Personalabteilung.
  • Du hilfst der Geschäftsführung bei der Organisation und Durchführung von Team-Events und bei Veranstaltungen.
  • Du unterstützt unsere Buchhaltung durch das digitale Erfassen der Belege und Eingangsrechnungen in der digitalen Ablage.
  • Du zeigst ein hohes Maß an Zuverlässigkeit sowie selbstständige, zielgerichtete und strukturierte Arbeitsweise.
  • Ruhe, Gelassenheit, Flexibilität und Belastbarkeit zeichnen dich aus.
  • Hands-on-Mentalität bestimmt deine Arbeitshaltung.

Wir bieten dir einen strukturierten und interdisziplinären Workflow mit vielen Freiräumen für eigene Ideen sowie flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.

Du willst deine Fähigkeiten in unser motiviertes Team mit kreativem Umfeld einbringen und weiterentwickeln? Dann freuen wir uns auf deine aussagekräftige Bewerbung über unser Onlineformular.

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